设计原始记录表格的几个关键点

作者：而立居士发布时间：2024-08-24分类：检测管理浏览：1151评论：0

导读：检测原始记录文件应为受控文件，一般设计为表格的形式，以便于检测人员（包括抽样、采样人员)在每次检测过程中都能准确无误地填写这些基本要素。检测原始记录文件所涵盖的内容应包括任务编号或...

检测原始记录文件应为受控文件，一般设计为表格的形式，以便于检测人员（包括抽样、采样人员)在每次检测过程中都能准确无误地填写这些基本要素。

检测原始记录文件所涵盖的内容应包括任务编号或样品编号、检测项目/参数、所依据的标准、检测样品（产品)及其相关信息、抽（采)样过程信息、检测及相关人员信息、检测环境条件信息、检测仪器设备信息、检测时间等，以及检测过程产生的抽样计划、采样计划及定位、样品制备、标准液配制、结果数据计算公式及导出过程、图谱、图像、标准曲线等记录信息，并清楚标识与出具报告的对应关系、总页码、当前页码等，以保证检测结果的可追溯性。

(1)任务信息

①编号。

原始记录文件中应注明每项检测任务的编号，它是方便实验室内部管理的编号，应具有唯一性。例如:任务编号、记录编号、项目编号、申请编号、报告编号等。当检测任务需要出具报告时，如果原始记录使用的任务编号与最终报告编号不一致，则记录中应补充报告编号，且报告编号应与原始记录编号有唯一性对应关系。

②检测标准(方法)。

原始记录文件中应明确写明检测依据的标准名称和版本号。检测依据可以是现行标准、客户指定的标准（非现行标准、企业标准等)、客户自定的测试方法等。当客户对检测的特殊要求与标准相偏离时，应在检测依据栏或原始记录的相关位置进行描述。

③检测项目/参数。

当检测项目是检测依据的全部内容时，检测项目可不必全部列出，写明“全部项目或全部参数”即可。如果检测项目是检测依据的部分内容时，应在原始记录中明确本次检测涉及的项目条款号或名称。

(2)样品信息

样品信息包括样品名称、型号规格、样品数量、样品编号；适用时还可包括样品送检单位、样品初始状态、样品附属件等。

①样品名称。

检测样品的名称应是客户委托任务书指定的名称，或是检验检测机构检查样品后并同客户沟通协调后确定的、可正确描述样品的名称。

②型号规格。

记录中样品的型号应是实际检测样品的型号，该型号应包含在客户委托任务书的型号中。记录中应写明与检测项目相关的产品规格信息。

③样品数量、样品编号。

样品数量要与样品编号相对应。样品编号应具有唯一性，以方便实验室内部样品流转和存储管理。

④样品初始状态。

当样品的初始状态可能会影响后续的检测或判定，并在试验开始前对样品的初始状态进行调整的，应在原始记录中记录样品的初始状态以及对样品做出的调整。

(3)检测环境条件信息

①检测时的环境温度和湿度。

环境温（湿)度对检测项目有影响时，应记录检测时的环境温度和温度，该数值应是真实和有效的。当环境温度和湿度与检测标准（方法)中的规定环境温度和湿度不吻合时应停止检测，直至达到检测标准(方法)中规定的环境温度和湿度。记录检测时的环境信息也关系到原始记录的可追溯性。如果日后检测报告/数据需要复查，应在相同的环境条件下开展复查检测。

②其他环境信息。

当其他环境条件（如大气压、海拔条件、气体含量、气流等)对检测项目有影响时，记录中应写明这些环境条件。

(4)相关人员信息

包括抽（采)样人员、检测人员、审核人员的签字或等效标识，以及适用时其他相关人员（如解释和说明人员)的签字或等效标识。抽（采)样人员、检测人员和审核人员的签名要确保经本人确认，由本人负责。

(5)检测日期

检测日期可以是某一天、某一个检测周期、一天内的某一段时间。应根据检测项目的特点，定义检测日期的表达形式。应防止在检测日期上刻意模糊时间段。应真实记录检测时的日期。针对不同检测项目在不同日期进行的情况，应分别记录测试日期。

（6)数据结果记录

数据结果记录的位置可以是下划线、空格、方框或表格等形式。数据结果记录应出现在原始记录的适当位置，并与检测标准(方法)的描述文字相协调。数据结果记录应包括所有检测过程产生的数值及导出过程、图谱、图像、标准曲线等记录信息。

(7)数据判定或结果描述

数据判定的方式可以是“√”“×”“P”“F”“Pass”“Fail”“/”

“N/A”“一”“合格”“不合格”“不适用”等清晰无歧义的描述，并且应在记录的显著位置描述本记录中对数据判定方式的约定。

结果描述应按照标准规定或与客户约定的方式进行客观全面的描述。

(8)检测仪器信息

包括检测仪器的名称[如型号、厂家（适用时)]、受控编号和校准周期（或校准有效期截止日期)。

（9)场地信息

场地信息是实施检测项目的场地位置的描述。全部检测项目在实验室自有场地进行时，可简单描述为“本实验室”，如实验室有多场所，也应明确具体的检测场所信息。

全部或部分检测项目在分包实验室场地或委托方实验室场地进行时，应在原始记录的适当位置进行记录，例如在检测项目旁注明该场地的名称。

3.使用检测原始记录的要求和归档

（1)使用法定计量单位。

如“米”的符号应为“m”非“M" ,“千克”的符号应为“kg”而非“Kg”,“千瓦”的符号应为“kW”而非“KW”等。

(2)更改。

原始记录的内容和信息不得随意删减或增加，确实存在错误需要更改时，不可擦涂掉，而应采用杠改的形式，保持原有数据和内容清晰、可辨识，将正确的内容写在旁边，并由修改者签名或采取等效标识予以识别。关键数字更改要说明原因，原始记录由记录者本人修改，他人无权更改。对电子存储的记录也应采取同等措施，以避免原始数据的丢失或未经授权的改动。

(3)检测原始记录的归档管理。

检测结束后的原始记录，一般以样品编码为唯一性标识，按归档要求将其与检验报告副本、委托书、抽样单（如果有)、任务派出单等装订成册，并按报告编号依序存放，方便查阅。原始记录的存放处应满足防潮、防腐的要求，以保证档案保存期限内不被损坏。原始记录一般保存期不少于6年。涉及仲裁检验、重大索赔、理赔案件及司法诉讼的原始记录应保存至结案止。

来源：墨迹CNAS和CMA

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