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如何编写工程施工中的工作联系单

作者:而立居士位于:未知IP发布时间:2023-07-29分类:项目管理浏览:428评论:0


导读:随着当前市场变化,建设工程施工中不可控因素越来越多,特别是一些房地产企业面临较大风险,随时可能发生停工、延期交房、拖延竣工结算、不及时付款、保修金迟迟不支付、随意处罚、扣款等;而一...

随着当前市场变化,建设工程施工中不可控因素越来越多,特别是一些房地产企业面临较大风险,随时可能发生停工、延期交房、拖延竣工结算、不及时付款、保修金迟迟不支付、随意处罚、扣款等;而一些项目技术人员、成本管控人员以及项目经理等,新提拔的人较多,在编写往来函件方面有所欠缺(当然一些大企业,有许多好的做法值得学习),正确编写和使用好工作联系单,能规避责任或争取利益,为后期竣工结算、工期索赔、法律诉讼等提供相关证据,工作联系单将是建筑工程施工中最常见和重要的往来函件。

一、工作联系单概念

   工作联系单:建筑工程全过程周期中,因工作需要,与建设单位、监理单位、劳务公司、分包单位等上报或下发的书面往来函件;可以是单方,也可以是双方,以及双方往来函件回复单

二、工作联系单类型

1.按照发送的对象不同可分为:建设单位、监理单位、甲方分包单位、乙方分包单位、物业单位、客关单位,以及可能涉及的政府部门等;

2.按照下发的时间段可分为:开工前、基础阶段、主体阶段、装修阶段、停工阶段、交房阶段、维修回访阶段;

3.按照下发的性质可分为:工程技术质量、工程变更、图纸变更、结构安全、安全文明管理、扬尘治理、进度管理、成本管理、经济索赔、工期管理(索赔)、工程款、竣工结算等。

4.按照责任划分可分为:甲方责任、设计责任、勘察责任、政府规定、不可抗力因素、甲方分包班组、乙方分包班组、总承包管理等;

三、工作联系单编写格式

目前工作联系单大部分以表格形式出现(各个公司或项目部一般都有自己固定格式,内容直接填充),实施过程中往往存在不少问题,主要原因有:重视程度不够,不注重细节;只有编写,没有审核、审批把关;重视过程,不重视结果;甚至有低级错误等

四、工作联系单编写中常见问题

1.工作联系单编写事由不明确,不能言简意赅地表达,突出重点,直接点明主题;

2.编号很随意,代号看不懂,以日期作为编号,不便于查询或查找,有丢失时无法核实;

3.工程名称不正规,习惯简称,与合同名称或施工许可证名称不对应,如果是特指的部位或者楼号,应直接标明;

4.收文单位必须是合法的全称,与合同或者公章名称对应;签收人员最好是合同指定的收发文的人或授权委托人(当然有一些单位拒绝签收任何工作联系单)

5.抄报单位:一般是可能涉及责任或见证单位,比如报给甲方的抄报监理、报分包单位的可以抄报甲方、监理等;

6.发文单位:尽量以工程名称或项目部资料章对应,若比较重要的事项要走流程到公司盖公章(一般这种涉及经济的必须报公司审核或确认,避免后期麻烦,适得其反);

7.签发人签字很随意:一个项目应该统一,原则上以项目经理为准(以中标项目经理),若项目经理不在场,则需要授权委托执行经理或专人签名。

8.附件及影像资料不全,影像资料包括但不限于文字、图表、图片、照片、视频截图等,比单纯工作联系单更具有说服力,但要能起到正面作用。

五、工作联系单编写要求

1.基本要求

(1)结构严谨,符合逻辑,条理清楚,层次分明,语言准确,语句通顺,文字简练;

(2)人名、地名、数字、引文准确;

(3)同一工作联系单中保持数字使用前后一致的前提下,除时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩;

(4)语句中作为词素的数字必须使用汉字外,都要使用阿拉伯数字;

(5)时间应写具体的年月日,如“2023年”不能写成“23年”;

(6)结构层次序数,依次为[一、(一)1.(1)1)①];

(7)使用简称时,一般应先用全称,并注明简称;

(8)引用某某工作联系单(以前具体日期已发),应先引标题,后引相关编号,并加圆括号;

(9)函件中应使用国家法定计量单位;

(10)函件中尽量不要有错别字或同音字。

2.内容要求

(1)要围绕主要目的或内容,做到层次清楚,思路清晰,言简意赅讲明白表达的主题、内容、需求、达到的主题或目的,让人看得懂,理解透彻;

(2)重要内容写之前一定要查看合同、合同附件、招投标文件、补充协议,重要会议纪要、往来函件以及过程中影响双方合作的相关内容;

(3)重要工作联系单要先起草、仔细编写、最终经过审核、审批,针对同一内容的工作联系单要前后对应,层层推进,最终达到目的。

3.体现“三性”

(1)完整性——开头、主体、结尾三部分不可无故残缺,要脉络畅通、首尾贯穿。

(2)连贯性——各部分之间,在内容上要相互连贯,在形式上无论是采取序号或小标题衔接还是自然过渡都要求井然有序、衔接紧密、过渡合理。

(3)严密性——各部分之间要有严密的逻辑联系,前后内容既不能互不相干,也不能互相矛盾。

4.工作联系单的要素

正文部分一般包括标题、正文、结尾三部分:

(1)标题:应当准确、简要完整、醒目地概括函件的主要内容,并标明函件种类,直达主题,一目了然。

(2)正文与结尾除篇幅较短的函件外:

① 正文的开头,都应当用简练的语句表述发文的目的和结论,以引起对方读者的注意。

② 正文的中间部分,要通过叙事、说理、表明目的的三个方面,全面展开叙述。

(3)函件的具体内容,叙事是表述情况;说理是分析问题;表明目的是对某一事项作出的结论,或要求对方所做的事情。

(4)函件要一文一事,不可一文多事。正文的结尾应简明概括,意尽言止,从内容上讲,结尾是对全文的总括,从形式上说,它是行文的收束。

(5)若确实需要通过一个函件表达多个问题,或相关联问题,则需要按序排列,让人一目了然,每个问题或每个事件的详细情况。

5.工作联系单附件

(1)不需要附件的:不是所有的函件都需要有附件,前面正文能表达函件的意思、内容和相关需求,可不作附件说明。

(2)附件相关要求:根据需要确实需要添加附件的,应在前面说明,附件相关内容及说明,包括但不限于图片、图表、照片(带日期等相关水纹的照片)、影像资料截图等;

(3)要求附件内容清晰、重要文件可以彩色打印、照片或影像资料内容应有利于函件的要求和目的,万不可以起反面作用,比如涉及违章操作、未佩戴安全防护用品,违反相关规定等。

6.其他注意事项

(1)工作联系单应认真对待,各个专业人负责应自行编写,若确需专人统一编写的,则需履行审核、审批流程(项目经理必须进行过目),避免一个人能力有限、专业知识不了解,最终影响工作联系的效果;

(2)重要文件必须报公司相关岗位负责人审批,走正规流程到公司盖章;

(3)针对部分内容或者函件,送达后需要跟踪,送达单位的意见及回复;不能石沉大海、杳无音信;

(4)工作联系单最好找专人签收,特别是合同中约定的专门签收人员,若合同没有约定,则可以工作联系单明确相关人员;若分包单位(班组)人不在现场的,则要求单位(班组)指定授权委托人。

(5)若相关建设单位(开发商)就不签收,而文件又非常重要的,则必须以邮政快递(EMS)发送,并保存好相关佐证资料(拍照或二维码等);不可顺丰快递或者其他快递,同城快递等送达。

(6)有些工作联系不一定立马有效果或达到什么目的,但又必须发送的,就是施工过程中存在部分问题,需要记录传达给相关参建单位,以达到规避责任,或分清责任的目的,所以一定发送而且要详细记录、配备相关完整的附件等。

(7)工作联系单不仅仅针对甲方、甲委分包,包括内部班组,特别是涉及工程质量、安全、进度、计划,以及可能存在的风险等,必须一样重视对待。

(8)工作联系单应根据现场施工需要,及时发送(过时太久达不到效果),应有主动意识、风险管控意识,应结合合同约定的相关要求执行,并装订成册、原件保存备查。

来源:苏中有余 公众号

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