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实验室数据合规常见的12个问题!

作者:而立居士位于:未知IP发布时间:2022-07-23分类:检测管理浏览:680评论:0


导读:数据可靠性作为GMP规范实施的基石之一,越来越受到监管部门和企业重视,它并不是新产物,而是随着监管和行业发展成为了新的监管趋势。数据可靠性涉及企业生产、质量、物料等等各部门,其中实...

数据可靠性作为GMP规范实施的基石之一,越来越受到监管部门和企业重视,它并不是新产物,而是随着监管和行业发展成为了新的监管趋势。数据可靠性涉及企业生产、质量、物料等等各部门,其中实验室数据可靠性是历来的重点之一。为方便大家,小析姐整理了一部分国家药监局GMP飞行检查和跟踪检查公布的实验室数据可靠性缺陷,具体如下。


1

管理不到位,数据不真实



1、西咪替丁原料药红外鉴别图谱201706048批、201706055批和201704003批雷同;201706017批、201706015批雷同;201704024批、201704025批和201706037批雷同


2、部分检验设备不能满足现有产品检验需要,红外主机、HPLC主机硬盘损坏,数据无备份;GC配置偏低,未配置工作站,相应图谱记录时间不真实,显示为“1909年”。


3、实验室发现空白但已签名的原始检验记录


2

内容整改不到位



1、高效液相色谱仪工作站未实行三级权限管理,试验人员均使用管理员账号登录进行操作;跟踪审查日志未开启;检验数据未进行备份;RH-FD-15平方真空冷冻干燥机参数控制系统未进行权限设置,进入机房人员均可随意更改系统参数


2、针对“成品检验和稳定性考察检验的电脑系统时间多次修改”,企业采取的整改措施为不准修改、加强培训管理。企业对该缺陷发生的原因分析不到位,未对修改系统时间后检查的稳定性考察数据进行对比分析风险评估,根据风险评估结果,采取相应的纠正预防措施进行纠正。


3

系统未进行权限管理



未建立人员登录、使用、授权、取消、变更的程序。未规定质量受权人(质量负责人)、QC室主任和操作人员权限。缺少手动积分、删除数据、修改时间的控制措施。


4

系统数据管理不规范



计算机化系统人员不明确自己的职责和权限,无相应的使用和管理的培训,没有建立数据备份与恢复的操作规程,未定期对数据进行备份。原子吸收光谱仪计算机系统无审计追踪功能,未使用密码来控制系统登录;Agilent 1200 高效液相色谱仪,原药材含量测定的图谱手动积分或者数据废弃后操作人员没有记录过程,未经主管批准。


5

数据可靠性问题



1、企业擅自将枸橼酸铁铵维B1糖浆Ⅱ中防腐剂对羟基苯甲酸乙酯的投料量增加为批准处方量的4倍,共涉及2017年1月至2018年3月生产的24批次产品,相关批次批生产记录及物料发放领用等记录不真实。如:批号为20170201的对羟基苯甲酸乙酯于2017年7月4日取样90克,但在货位卡无相应记录;对羟基苯甲酸乙酯物料进出台账(2017年3月21日至4月24日)与乙醇货位卡(2018年3月4日至29日)中两位记录人的签名前后不一致


2、高效液相色谱仪(设备编号:C60015)系统使用日志显示,该公司于2017年7月9日10:06:54、10:38:13、11:10:30、11:43:18、12:15:12、12:51:34、13:43:23进行了七次进针操作,用于测定对羟基苯甲酸乙酯的有关物质项目。因10:38:13、11:43:18两针的结果与预期不符,检验员直接将该两次结果遗弃而未进行调查。


3、红外分光光度计(设备编号:C60055)操作员具有清除数据的权限;原子吸收分光光度计(设备编号:C60046)实验员具有删除样品的权限;Agilent高效液相色谱仪(编号:C60064)检验员具有包括数据删除和系统配置的修改在内的“所有权限”


6

关键记录及数据未保存



1、20151001批解郁安神颗粒无批生产记录及检验记录,20160601批解郁安神颗粒缺少对应批次中药饮片、浸膏、中间体及成品检验的HPLC色谱图电子数据。


2、部分辅助记录(如中药材留样登记台账)未进行归档;20160601、20171201批解郁安神颗粒生产记录中均存在遮盖原始数据修改记录的情况。


3、未建立计算机化系统管理程序,未对计算机化系统验证、关键数据管理、系统安全管理及清单管理等制定相关的管理规程。


4、两份相同版本号的《解郁安神颗粒中间体质量标准》(TS-QC-j001-02)规定的解郁安神浸膏检测项目不同。


7

关键记录存在信息不一致



1、企业不保存《物料货位卡》,在物料发放结束后销毁,仅使用未受控的word电子文档记录;不保存生产车间设备使用日志。


2、保胎灵(批号20150701)批生产记录显示批量为90万片,但财务《记账凭证》成本核算显示该批次的批量为48万片。


3、采购自A公司的3批阿胶无供货商随货同行单,且A公司自2015年以来对该企业开具的发票明细中无阿胶,企业相关批次阿胶采购情况不能溯源。


4、实验室高效液相色谱仪的《仪器使用日志》每天使用一张记录页,且每张记录页仅记录1-2条仪器使用信息,剩余部分留空,记录不连续,存在潜在修改的可能性


5、除批生产记录、检验记录外,其它的辅助记录未受控发放;已作废的文件无作废标识。


8

检验原始记录数据可靠性问题



1、未能提供检验原始记录。未能提供160201批女宝胶囊部分原药材检验原始记录;未能提供150601批白芍(用于保胎灵生产)和140401批白芍(用于保胎灵、女宝胶囊生产)的检验原始记录;未能提供140401批和150701批阿胶(用于保胎灵、女宝胶囊生产)的检验原始记录;未能提供131101批穿山龙(用于接骨续筋片生产)和150901批焦槟榔委托检验报告和委托检验合同。


2、检验原始记录中多次出现计算错误。续断(批号:151001、150601、180401),计算公式中未代入稀释倍数,含量测定结果比实际结果减少了10倍。菟丝子(批号:151001),计算公式中稀释倍数代错,含量测定结果比实际结果减少了10倍。桃仁(批号:150701),计算公式中稀释倍数代错,含量测定结果比实际结果增加了2.5倍,标准规定不得少于2.0%,原始记录中错误计算结果为4.3%,代入正确稀释倍数计算结果为1.7%,实际检验结果不合格。检验人员、复核人员、化学实验室负责人均未能发现以上错误。


3、计算机化系统人员权限设置不合理。化学实验室电脑设立二级权限(管理员、分析员),用分析员帐号进入电脑,电脑中所有文件(包括检验原始数据文件)均可删除,管理员可修改电脑系统时间。液相色谱仪软件设立三级权限(管理员、分析员、操作员),分析员帐号未设立密码,用分析员帐号进入色谱软件系统不能修改检验方法和积分参数,用管理员(化验室主任)帐号进入系统,可修改检验方法和积分参数,但现场发现管理员不熟悉修改积分参数相关要求。


调查发现自2017年起,液相色谱仪软件管理员为该化验室主任,但该化验室主任于2018年4月21日才由仓库主任调任现化验室主任。现场查阅170601批酸枣仁电子图谱,调阅的电子图谱未能复原原始检验记录中的积分结果,积分参数经反复覆盖并且未保存。


9

实验室数据管理不规范



1、实验室未按照企业制定的《实验室原始数据的管理规定》对薄层色谱照片进行电子数据管理,仅由实验员手机拍照后打印,原始电子照片未进行统一存储和备份。


2、实验室大型精密仪器未达到三级权限管理要求:HPLC、GC、IR和AAS等仪器的计算机windows系统登录均未设置分级权限,实验室QC主管xxx为HPLC、GC、AAS计算机管理员,采购部人员xxx为IR计算机管理员,且windows的删除权限未被禁止,仅禁止了时间修改功能。实验室检验员均使用计算机管理员帐户进行仪器操作。


3、HPLC(编号:JY-014)计算机中存在部分难以溯源文件,如存储通道为G盘新建文件夹201文件夹中记录有2016.3.4的进样数据(包括氨基比林对照1、2,咖啡因,溶剂,样1-2),提示为酚氨咖敏颗粒,但电子数据无样品名称、批号等信息,且追溯仪器使用记录未见登记、未出报告;如存储通道为G盘成品半成品酚氨咖敏颗粒1600302成品马来酸氯苯那敏的文件夹中包含“新建文件夹”,其中有文件名为“样1-1,样1-2,样1-3,样1-4”的数据,且追溯仪器使用记录未见登记、未出报告。


10

计算机化系统不符合要求



1、紫外分光光度计、高效液相色谱仪、气相色谱仪、原子吸收分光光度计等均为单机版,均未配备审计追踪功能


2、高效液相色谱仪色谱工作站是N2000,版本号是4.0,无账户登录和分级权限控制,电脑系统未禁止剪切、删除、重命名等功能,系统时间亦未锁定。


3、电脑系统无QA人员登录账号


11

数据管理和文件记录存在问题



1、液相色谱仪(SH-10-03)工作电脑的回收站中发现有2018年5月25日删除的2014年3月的栀子检验系统适用性试验数据。企业整改未针对防止删除数据问题再次发生采取预防措施。


2、QC实验室检验台账、取样台账,QA变更台账、偏差台账均为Word格式的电子版本,储存上述台账的电脑无权限管理设置。经现场核对,中药材检验台账中部分批次检验结果项目为空白,检验台账中部分中药材批次信息与原辅料台账中的相应信息不一致。


12

QC实验室管理不符合要求



1、查看6批五维他口服溶液含量测定高效液相图谱,检测前未进行色谱条件与系统适用性实验,检测时对照品和样品配制1份、进2针。


2、物料部分检测项目委托鄂州市食品药品检验检测中心检验,但现场不能提供相关检测报告。


3、高效液相色谱仪和红外光谱仪电脑时间未锁定,高效液相仪未进行计算机化系统验证,红外光谱仪电脑使用日志存在修改电脑时间现象


来源:资质认定与认可

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