检验检测机构体系文件的建立与运行——记录表式

记录一般以表格形式出现，此外也有文字形式，必要时还有实物样品、照片、录音、录像和磁盘等，可贮存于任何形式的载体上，或以上载体的组合。记录的承载媒体可以包括纸张、磁媒体、电子媒体、光盘、照片及样品等。

1、总体要求

根据质量手册和程序文件以及可追溯性要求，对管理体系中所需要的记录进行规划，同时，对表格的标记、编目、格式、表名内容、审批程序以及记录要求做出统一规定。在编制程序文件的同时，分别制定与各程序相适应的记录表格，必要时可将表格附在程序文件后面。

2、记录的充分性与有效性

记录应当尽可能全面反映产品形成过程和结果以及质量管理体系的运行状态和效果，为质量管理和质量保证工作提供必要的信息。但并不意味着记录越多越好，原则是“做有痕、追有踪、查有据”，体现客观、规范、准确、及时的精神。

3、记录的标准化

记录的方式、格式、载体、用笔、装订、字体等均应标准化、规范化、文件化。格式统一，便于填制，也便于统计和分析，同时也为进一步使用计算机进行信息管理打下基础。记录的填写必须规范、正确、清楚，以满足证实与质量改进的需要。

4、记录的实用性

在确定每一记录的内容时，应考虑记录的实用性，归档和保存要符合规定要求，保证记录检索方便，信息共享。不能为质量管理和质量保证提供证据的信息，不应体现在记录中。记录格式设计既要包括充分的信息内容，也要尽量减少记录人员的书写工作量。

5、记录的真实性和准确性

只有记录真实准确地记载信息，才能为开展质量管理和质量保证提供科学的依据。记录的失真、失实、模糊不清都将失去使用价值，甚至会造成产品质量失控和领导决策的失误。为此，在确定记录的格式和内容时易于贮存、查阅、分析和控制，应对记录的标识做出明确规定，必要时，制定记录的管理程序。

记录表格中应包含足够的信息，以便能再现检测过程。一般包括以下几个方面：

1）记录名称。

反映检测项目等记录对象。

2）记录编码。

编码是每种记录的识别标记，每种记录只有一个编码。

3）记录序号。

序号是某种记录中每张记录的唯一性标识。

4）记录内容。

按记录对象要求确定编写内容。

5）记录人员。

包括记录检验人、核验人等。

6）记录时间。

按活动时间填写，应记录年、月、日；有的还需记录时、分。

7）记录地点。

管理记录应记录管理活动的地点，技术记录应记录检测的地点。

1、格式设计

记录无固定格式，很难给出一个统一的模式，根据需要设定。在符合要求的基础上，结合自身需要来确定记录的格式与内容，记录的数量也会因机构性质和规模的不同而存在差异，不可盲目照搬别人的记录格式。在日常工作中所用的记录可采用加注编号的方式予以标识，不需要加盖受控章。

2、审核批准

汇总所有记录表格组织有关部门、人员进行审核。审核的重点是从管理体系整体性出发，在各表格间的内在联系和协调性、表式的统一性和内容的完整性。审核并做相应的修改后，报主管领导批准。

3、汇编成册

将所有表样统一编号受控，汇编成册发布执行。必要时，对某些较为复杂的记录表格要规定填写要求或说明。

4、格式更改

实验室有关人员对记录格式有修改建议时应书面提出，采纳后由原起草部门统一更改，经原审批人审核、批准。原审核、批准人调离岗位时，由接替其工作的人员审核、批准。文件更改应发出文件更改通知单。文件更改通知单应载明更改通知单号、更改文件的名称、更改内容、更改实施日期，更改人、审核人和批准人签字。

1.记录表格的充分性

记录表格应尽可能全面地反映检测工作的全过程以及管理体系的运行状态和效果，为质量管理和质量保证工作提供必要的信息。但这并不意味着记录越多越好，原则是“做有痕、追有踪、查有据”，体现客观、规范、准确、及时的原则。

在编制记录表格时，要从总体上评价记录的充分性，除依据检测标准规定的必需信息外，记录应包括参与采样或抽样、样品制备、仪器设备、环境条件、检测地点、检测时间、检测方法、检测人员、核验人员等，确保全面、有效地记录质量信息。

2.记录表格的实用性

在确定每一记录的内容时，应考虑记录的实用性，保证记录检索方便。对于事实上无法获得的数据，或现有条件得到的数据是不真实的，以及对那些不能为质量管理和质量保证提供依据的信息，不应体现在记录中。因此，记录除应按照统一要求设计外，还应广泛吸收其他实验室的经验，紧密结合本单位实际。

3.记录表格的规范性

标准化的记录格式应统一，以便于填制、统计和分析，同时也为进一步使用计算机进行信息管理打下基础，如有国际、国家或行业标准的，应优先使用规定的统一格式。记录的填写必须规范、正确、清楚，以满足可追溯性的要求。

4.记录表格的方便性

记录的设计尽可能方便使用者使用，在保证信息全面的情况下，需要手工填写的内容尽可能少，尽可能简单。