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实验室远程评审需要做哪些准备

作者:而立居士发布时间:2022-10-14分类:检测管理浏览:658评论:0


导读:1.软件和电子设备的准备 与评审组确认远程评审需要使用的软件,如腾讯会议、钉钉或微信等,提前下载并试用软件; 配备足够的电脑,通常电脑的数量至少与评审组人数相...

1. 软件和电子设备的准备

 

与评审组确认远程评审需要使用的软件,如腾讯会议、钉钉或微信等,提前下载并试用软件;

 

配备足够的电脑,通常电脑的数量至少与评审组人数相当;

 

确认WIFI速度,保证视频的清晰度和效果;

 

为保证通话质量,建议准备耳机或专用麦克风;

 

建议准备一个会议室,最好配备投影设备,将评审组调阅的记录提前准备好,应确保安静的视频环境;

 

根据评审组人员分工,确认陪同人员。当需要多个人共同回答评审员的问题时,应准备相应的会议室或房间;

 

建议指定专人做好通讯软件的技术应急工作;

 

在评审前最好与评审组长试运行相关视频软件,以及早识别可能存在的问题。

 

2. 文件和记录的准备

 

除了通常现场评审应提交的体系文件和记录外,评审组可能会要求提供更多的电子记录。目前还有许多实验室保存纸面记录,特别是质量管理记录,实验室可以将比较重要的质量管理记录先行拍照或扫描。如果实验室绝大多数记录均是纸面记录,如原始记录,实验室不可能提供电子版本的记录,此时最好请评审组视频查阅。

 

实验室在信息管理系统中,给评审组开放查阅的权限,也是一种方式,但可能会涉及权限设置范围等系统管理工作,技术上是否可行,实验室可以做出评估以决定是否采用该方式。

 

3. 现场试验的准备

 

提前与评审组确定现场见证试验项目;

 

现场试验可以提前录视频的方式,在录像时最好请操作人员解释操作的步骤以及注意事项;试验时间比较长的项目不需要录制全部过程,可以只展示关键步骤,省去的过程可以在视频中说明。实验室应确保视频中包含了对测试项目很关键的试验环境条件、设备和操作人员。可以将视频上传到实验室自己网站的“内部区域”,请评审员在线观看,以避免视频太大不便发送。

 

评审员如需现场观察试验过程,实验室应在评审前与评审员沟通,了解其需要见证哪些关键步骤。样品应提前准备好。如果样品前处理时间较长,经评审员同意,可以在评审前对样品进行前处理。

 

4. 保密事项

 

在传统的现场评审中,很多记录实验室无需提交给评审组,由评审员现场直接调阅相关记录。但在远程评审中,为便于评审的便利性,评审员可能会要求将记录发送给评审员。因此,实验室以电子版发送给评审组的记录远远大于现场评审。如果实验室对于特殊的记录,如涉及个人隐私的人员档案、某个敏感的检测报告,认为发送电子版本风险较大,可与评审组进行协商,采用分享屏幕或视频等方式让评审员查阅。

 

录制视频时最好隐去样品的具体信息,以防视频泄露对客户的影响。但样品信息可以单独告知评审员。

 

实验室可以要求评审组长提供评审组签署的CNAS“现场评审人员公正性、保密及廉洁自律声明”的电子版。

 

5. 与评审组的沟通

 

与评审组良好和及时的沟通是远程评审的重要环节。评审的重要内容就是搜集实验室符合认可要求,并有资源和能力从事测试活动的客观证据,实验室有责任配合评审组,使其及时获得充分的支持性信息。

 

远程评审时间具有灵活性,拟定时间内如遇到任何困难,可与评审员协调,合理地调整视频对话时间。

来源:网络

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