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怎样做好实验室委托检验的合同评审?

作者:而立居士位于:未知IP发布时间:2023-07-26分类:检测管理浏览:462评论:0


导读:委托检验合同是实验室开展委托检验工作的前提和依据,是实验室与客户双方就检测服务达成的民事权利义务协议,具有法律效力。合同评审作为检测实验室服务社会的第一道入口,合同评审直接决定业务...
委托检验合同

是实验室开展委托检验工作的前提和依据,是实验室与客户双方就检测服务达成的民事权利义务协议,具有法律效力。


合同评审作为检测实验室服务社会的第一道入口,合同评审直接决定业务做还是不做,以及承担将客户要求传递到检测部门的职责,因此,合同评审质量的好坏直接影响实验室的声誉,以及检测结果的有效性和客户服务的满意性。


在此,笔者将多年的合同评审工作中的经验分享如下。


合同评审的内容


实验室在接受客户委托检验时,一般需要与客户签订委托协议书(以下简称合同)。在签订合同前,实验室应充分了解客户的需求,对于以下内容进行评审:


(1)委托人或委托单位、送样单位的联系人、单位地址等详细信息;

(2)缴款人或缴款单位的信息,包括需要的发票形式;

(3)待检样品的样品名称、规格、测试参数、样品数量等详细信息;

(4)检测要求,包括待检的项目、检测依据(方法标准、产品标准等)的选择、是否要求根据检测结果提供评价意见和建议;

(5)若实验室资质或能力不足,是否允许将检测项目分包,实验室的分包安排是否为客户接受,分包实验室是否经评审满足客户要求,对分包方的要求;

(6)对检测周期的要求,交付报告的时间、方式(邮寄,自取纸质报告或者电子版报告);

(7)对报告的形式与内容的特殊要求;

(8)对试毕样品的处置要求;

(9)当客户委托业务涉及国家秘密、技术秘密(如专利)或商业秘密时,需要采取什么特殊的保密措施,对保密的特殊要求。


实验室应在充分了解自身检测能力的基础上,充分理解客户的上述需求,与客户详细地商定检测相关事宜,双方达成一致后在合同上签字,合同开始生效。


合同评审的要点


委托检验合同是实验室与客户双方就检测服务达成的民事权利义务协议,一旦生效具有法律效力。因此, 实验室在进行合同评审时,需要充分地了解客户的需求,需要注意防范风险,在自身能力满足的情况下接受委托。


委托方信息的评审要点

1


实验室接受客户的委托检验进行样品测试,最终出具的是检验报告。检验报告具有法律效力,可以作为法院审判的证据。因此,为了避免日后不必要的法律纠纷,对于个人的委托检验,检验报告中将体现委托人的姓名,这时需要核实对方的身份,留存对方的身份证复印件,避免冒用他人名义进行委托检验;而对于代表单位进行委托检验的,检验报告中将体现单位的信息,需要委托人提供相关委托单位的有效证件或单位介绍信,核实送检人与委托单位的关系。当样品的生产者及其他相关信息无法确认时,不得体现生产者的名称。


财务要素的评审要点

2


委托检验的合同评审既涉及到检测要求方面的评审,还涉及到财务要素的评审。委托检验项目的收费不得乱收,应该按照公示的收费项目标准进行收费,不得超出属地物价部门批准的收费资质对外服务收费。对于委托方要求测试费用由第三方支付的,需要征得第三方的书面同意,方可签署委托检验合同。

比如乙方作为甲方的供应商送检样品,要求由甲方或者丙方支付检测费用的,需要征得甲方或者丙方的书面同意。


样品信息的评审要点

3


实验室委托检验合同,委托的是样品,出具的是报告。实验室出具的检验报告对送检的样品负责。在进行合同评审时,对于样品的信息需要注意以下几点:


(1)样品的名称要如实地反映样品真实本身,不能体现与样品本身偏差较大的样品名称。

比如送检的样品是一块面料,客户要求体现成衣的名称,又比如送检的是一件白色的衬衫,客户要求体现为黄色的衬衫等等,这种有违常理的样品名称都是不允许的。


(2)由于近几年盛行“职业打假”,因此对于个人委托送检的样品,在无法准确获知对方的委托目的时, 合同评审时一般不宜答应报告体现样品的商标或者只能以标称的形式进行体现,避免日后对品牌造成不实影响。


(3)由于报告仅对送检的样品负责,对于客户送检的成品(成衣、裤子、袜子等),报告上一般只能体现成品对应的货/款号。

比如,客户送检某款袜子,声明有多个款共用这款袜子的面料,要求报告体现多个不同的款号,这时一般只能在报告中体现该款袜子的款号,其余款号以其他的形式在报告中备注说明,这点,在合同评审时需要与客户事先达成一致。


检验项目的评审要点

4


实验室在评审客户的委托检验要求时,需充分分析客户需求,评估自身是否拥有足够能力与资源(包括人员、设备、设施、资质以及合作方)来满足客户要求,认真地做好沟通和风险防范,具体需要注意以下几点:

(1)不得超资质认定范围开展委托检验工作,超资质认定范围使用资质认定标识。对于客户要求的检测方法未经过实验室认可的,需要事先告知客户,征得客户的同意分包或者不接受该项目的委托。对于超过实验室资质认定范围的样品拒绝接受委托。

(2)对于客户送检的样品数量无法满足所有测试项目时,在合同评审时应充分告知,商议删减项目或者备齐样品数量后再行委托。

(3)对于具体的测试项目所需要的必备测试参数或信息,在合同评审时需予以确认。

比如送检面料测试色牢度项目需要在合同评审时确认样品的正反面。

(4)实验室合同评审人员需充分地了解各个项目的检验耗时,对于按照标准的规定无法满足客户时效要求的,在合同评审时应充分告知。

(5)当依据检验项目不能对样品做出综合检验结果时,不得出具综合检验结果。


其他要点

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(1)合同签订后发生变更的应对变更内容进行评审。

经双方签字生效的合同在执行过程中,客户提出修改检测要求或者实验室由于突发的原因无法满足客户的要求时,应当开展对变更内容的评审,并予以记录,并将修改后的内容通知客户和相关人员,防止出现要求未及时传达造成不必要的麻烦或损失。


  • 比如在试验的过程中,客户通知要增加测试某个项目,需要对新增的项目进行重新评审,是否样品数量仍然满足测试,是否可以满足之前合同规定的报告交付周期等。

  • 再比如实验室的仪器设备出现了故障导致试验无法继续进行时,应当及时将情况通知客户,征得客户的同意后删减项目或者分包项目,重新签署合同或补充文件,并重新进行评审,方可继续检验。


(2)复杂或特殊的合同评审应由多人共同参与。

对于新样品或者复杂样品的委托检验要求(如质量鉴定、仲裁检验等),可能涉及多个专业或部门,合同评审人员难以判断实验室是否具备能力,或难以协调多个部门的工作。此类合同应申请由业务部门组织多个部门的专业技术人员共同进行合同评审。


合同评审人员的素质要求


做好合同评审的关键在于人。实验室的合同评审人员作为实验室的窗口,是一个非常重要关键的岗位,不仅进行合同的评审,往往还要提供检测结果的意见和解释工作,其素质在某种程度上反映了实验室的水平。笔者在从事多年的实验室合同评审过程中,深刻地体会到合同评审人员素质的重要性。笔者认为合同评审人员应该具备以下基本素质:

(1)具备广泛的专业知识

熟悉实验室的检验能力委托检验的客户来自各行各业,客户的素质也参差不齐,有不少客户因对所要检测的项目不甚了解,对检测需求表述不清,这就要求合同评审人员具备广泛的专业知识,熟悉常规的检测项目的测试方法、常用的产品标准、 国家标准,熟悉实验室的认可范围、检测能力和业务流程,这样才能与客户进行有效地沟通,在交流过程中摸清客户的需求和期望,才能签订有效的检验合同,使检测工作真正满足客户的需求。


(2)掌握相关的法律法规,具有法律意识、风险防范意识。

合同评审人员在合同评审的过程中,应该时刻保持着风险防范意识。当客户提出某些特殊要求时,要评估满足这些特殊要求所带来的风险;当对客户诚信度或履约能力有所怀疑时,可要求客户提供某些证明材料,也可以通过网络搜索,查询对方信息,避免使实验室的信誉受到严重损害。


(3)具有高度的服务意识和良好的沟通表达能力。

由于合同评审时会遇到各种各样的问题,有时候客户需要实验室帮助给予检测建议,有时候需要实验室提供检 测结果意见和解释等。因此合同评审人员还应该具有良好的业务素质、职业道德,有较强的沟通表达能力,具有高度的服务意识,能够真诚、友好、热情地为客户着想,与客户沟通交流,帮助引导客户顺利地完成合同评审。


来源:中国纤检 ,作者:薛宇锋 等

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